真実性の確保と電子帳簿保存法の要件と罰則の全知識

真実性の確保と電子帳簿保存法：要件・方法・罰則を完全解説

電子データで保存した領収書は、印刷して紙で出すと税務調査で65万円の控除を失います。

電子帳簿保存法における真実性の確保とは何か

電子帳簿保存法（電帳法）では、帳簿や取引関係書類を電子データで保存する際に、大きく2つの要件を満たす必要があります。それが「真実性の確保」と「可視性の確保」です。

「真実性の確保」とは、保存した電子データが後から改ざんされていないことを証明できる状態にすることを意味します。紙の書類と違い、電子データは編集ツールさえあれば数字や日付を書き換えることが比較的容易です。そのため、法律によって「改ざんされていないこと」を担保する仕組みの整備が義務づけられています。

一方の「可視性の確保」は、保存したデータをいつでも検索・閲覧・出力できる状態にしておくことを指します。取引年月日・取引金額・取引先の3つの条件で検索できる環境が必要です。

つまり真実性の確保が原則です。

要件	目的	具体的な内容
真実性の確保	データの改ざん防止	タイムスタンプ付与、訂正削除履歴の保存、事務処理規程の整備など
可視性の確保	データの検索・閲覧	取引年月日・金額・取引先の3項目による検索機能の確保

特に2024年1月1日からは電子取引データの電子保存が完全義務化されており、それまで認められていた「紙に印刷して保存する」対応は原則として廃止されました。これは電子化・ペーパーレス化の促進という法改正の趣旨に反するためです。

電子帳簿保存法の対象者は、所得税や法人税に関する帳簿・書類の保存義務を持つ事業者全員です。つまり、大企業だけでなく中小企業・個人事業主・副業申告者まで広く対象となる点に注意が必要です。

国税庁：電子帳簿保存法関係法令等の解釈について（公式）

電子帳簿保存法の真実性確保に使える4つの方法

真実性の確保を満たすための方法は1つではありません。法律では以下の4つのいずれかを選択すればよいとされています。

• ① タイムスタンプが付与された後にデータを受け取る
• ② データ受領後、最長2ヶ月＋7営業日以内に自社でタイムスタンプを付与する
• ③ 訂正・削除の記録が残る、またはそもそも訂正・削除ができないクラウドサービスを利用する
• ④ 訂正削除の防止に関する「事務処理規程」を整備・運用する

意外ですね。タイムスタンプは必須ではないのです。

「タイムスタンプを使わないといけない」と思っている事業者は多いですが、2022年の法改正によってその考え方は変わりました。訂正・削除の記録が残るシステムを使っているか、または社内ルールとして事務処理規程を整備するだけでも、真実性の確保の要件を満たせます。

各方法の特徴をまとめると次のようになります。

方法	コスト	手間	向いている事業者
①タイムスタンプ付きで受取	取引先依存	低	大手との取引が多い法人
②自社でタイムスタンプ付与	有料（数円〜数十円/件）	中	大量の電子書類を扱う中規模以上
③訂正削除不可のクラウド利用	クラウド利用料のみ	低	すでにクラウドを活用している事業者
④事務処理規程の整備	無料	低（テンプレートあり）	個人事業主・小規模事業者

例えば方法③として、OneDriveやDropboxなどのクラウドストレージを利用している場合、バージョン履歴機能が有効になっていれば「訂正・削除の記録が残るシステム」に該当する可能性があります。ただし、同じクラウドストレージ内でデータの受領と管理を行うだけでは要件を満たさないこともあるため、利用しているサービスが電帳法対応として国税庁の要件を満たしているかを確認することが最初のアクションです。

国税庁：事務処理規程などのサンプル（参考資料）ダウンロードページ

事務処理規程で真実性を確保する具体的な手順

コストをかけずに真実性の確保を実現したい場合、最も現実的な選択肢が「事務処理規程の整備」です。これは国税庁が公式サイトでWord形式のテンプレートを無料配布しており、そのひな形をベースに自社の運用に合わせて修正するだけで作成できます。

これは使えそうです。

正式名称は「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」といいます。主に記載すべき内容は次の9つです。

• 目的・適用範囲
• 担当者の責任と役割
• 電子データの受領から保存までの手順
• 訂正・削除を原則禁止とする旨の規定
• やむを得ず訂正・削除する場合の手続き（理由・内容・承認者の記録が必要）
• 保存場所と保存期間
• 検索・閲覧のルール
• 税務調査時の対応手順
• 規程の改定・廃止手続き

重要なのは「作成して終わり」ではなく、実際の業務でその規程に従って運用していることです。税務調査が入った際に「規程はあるが、実態が伴っていない」と判断されると、真実性の確保が認められないリスクがあります。

規程を作成したら、担当者への周知と定期的な運用確認を忘れないようにしましょう。規程どおりの運用が条件です。

なお、個人事業主の場合は「法人用」と「個人事業主用」でテンプレートが異なります。国税庁のサイトでは両パターンのWord形式テンプレートが公開されていますので、自分に合ったものを選んで活用してください。

国税庁：電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程（Wordテンプレート）

真実性の確保が不十分だと受ける3つのペナルティ

真実性の確保を軽く見ていると、金銭的・税務的に大きな損失を招くリスクがあります。違反内容によって受けるペナルティは3段階に分かれています。

痛いですね。

❶ 重加算税が通常より10%加重される

電子データに関して改ざん・隠蔽・仮装などの悪質な不正が税務調査で発覚した場合、通常の重加算税（過少申告の場合35%、無申告の場合40%）にさらに10%が上乗せされます。合計45%もの重加算税が課せられることになり、企業の資金繰りに深刻な影響を与えます。

例えば、500万円の過少申告が発覚した場合、通常は175万円（35%）の重加算税ですが、電帳法違反が重なると225万円（45%）になります。その差額50万円は、システム導入費用を大幅に上回ることもある数字です。

❷ 青色申告の承認が取り消される

帳簿の記録・保存が適切に行われていないと、青色申告の承認が取り消される可能性があります。青色申告が取り消されると次のような影響が生じます。

• 最大65万円の青色申告特別控除が受けられなくなる
• 最長10年間の赤字（欠損金）繰越控除ができなくなる
• 家族への給与（青色事業専従者給与）を経費計上できなくなる

特に65万円控除を活用している個人事業主や、複数年にわたって赤字繰越を行っている法人にとっては、事業継続に直結する大きなリスクです。

❸ 会社法違反として100万円以下の過料が科せられる

国税関係帳簿書類の記録・保存義務は会社法第976条にも規定されています。電帳法違反と同時に会社法に抵触した場合、100万円以下の過料が科せられることもあります。これは行政上の制裁であり、悪意の有無に関わらず適用される可能性があるため注意が必要です。

弥生：電子帳簿保存法に対応しないと罰則がある？違反防止対策も解説

真実性確保で「優良な電子帳簿」を目指すと得られる5%軽減の恩恵

真実性の確保はペナルティを避けるためだけでなく、積極的なメリットを得るためにも活用できます。電帳法では「優良な電子帳簿」と認定されると、過少申告加算税が5%軽減される制度が設けられています。

優良な電子帳簿とはそういうことですね。

「優良な電子帳簿」として認められるには、真実性・可視性の基本要件に加えて以下の3つを全て満たす必要があります。

• ① 訂正・削除の履歴が残ること（いつ・誰が・どのように変更したかが記録される）
• ② 帳簿間で相互関連性があること（例：仕訳帳と総勘定元帳が対応付けられている）
• ③ 取引年月日・金額・相手方の3つで検索できること

この制度の流れを整理すると次のようになります。通常、税務調査後に修正申告をすると過少申告加算税（10〜15%）が課されます。しかし優良な電子帳簿の届出を法定申告期限前に税務署へ提出していた場合、この加算税が5%軽減されます。

例えば、追加納付すべき所得税が200万円だった場合、通常は20万円の過少申告加算税（10%）が課せられますが、優良な電子帳簿の適用で10万円（5%）まで軽減されます。その差額10万円は、クラウド会計ソフトの年間利用料をカバーできるほどの金額です。

また、個人事業主が65万円の青色申告特別控除を受けるためにも、「優良な電子帳簿」の要件を満たしていることが条件の1つです（e-Tax申告との組み合わせが必要）。

この届出制度を利用するには、適用を受けようとする国税の法定申告期限前までに所轄の税務署へ届出書を提出することが必須条件です。届出書は国税庁のホームページからダウンロードできます。

国税庁：優良な電子帳簿の要件（過少申告加算税の軽減制度について）

真実性の確保を実務で運用するための独自チェックリスト

「要件は理解した、でも実際の業務でどこから手をつければいいのか」という疑問は多くの事業者が抱えています。他のサイトではあまり語られない実務レベルの視点から、対応の優先度を整理します。

これは使えそうです。

まず最初に確認すべきは、自社のビジネスにおいて「電子取引」が発生しているかどうかです。メールで請求書・領収書・契約書などを受け取っている場合、または請求書管理クラウド・インターネットバンキングなどを使っている場合はほぼ確実に対象となります。

• 📌 STEP1：電子取引の洗い出し　メール受信の書類、PDFでの請求書受取、クラウド上の取引履歴などをリストアップする
• 📌 STEP2：保存方法の決定　4つの方法のうち、自社のコスト・規模・システム環境に合ったものを1つ選ぶ
• 📌 STEP3：保存場所の整備　フォルダ名を「取引年月日_取引先名_金額」の形式に統一し、検索しやすい状態にする
• 📌 STEP4：規程・ルールの文書化　事務処理規程を作成し、担当者へ周知する（国税庁テンプレートを活用）
• 📌 STEP5：定期的な内部確認　半年に1度は保存状況を確認し、規程どおりの運用が継続されているかをチェックする

「保存ファイル名の統一」は見落とされがちなポイントです。ファイル名が統一されていないと、可視性の確保（検索機能）が機能せず、税務調査の際に即座にデータを提示できない状態になります。「日付_取引先_金額」のルールを徹底するだけで、検索要件への対応と真実性の運用証跡の両方を同時に強化できます。

なお、会計ソフトを利用している場合は、そのソフトが電帳法に対応しているかを確認するのが最も効率的な対応策です。弥生会計・freee・マネーフォワードなどの主要クラウド会計ソフトはいずれも電帳法対応機能を搭載しており、真実性・可視性の確保を自動的にサポートしてくれます。特に電子取引データの管理・保存が多い場合、手動管理よりもこれらのソフトを活用した方がミスのリスクを大幅に下げられます。

マネーフォワードBiz：電子帳簿保存法とは？2024年からの改正内容・対象書類を解説

第３版　電子帳簿保存法の制度と実務