請求書 納品書違いを確認と保存

請求書 納品書違い

請求書 納品書違いの役割と目的

納品書は、売り手が商品やサービスを納めた際に、納品物の内容（品名・数量・単価など）を示して買い手が検品・照合しやすくするための書類です。
一方の請求書は、提供済みの商品やサービスの代金について、支払金額や支払期限などを示して支払いを請求するための書類です。
実務では「請求書があるから納品書はいらない」とは限らず、納品確認（検収）と支払処理を分離している会社ほど、納品書が内部統制上の“入口証憑”として残ります。
経理目線で誤解が起きやすいのは、納品書にも金額が載るケースがある点です。

参考）納品書とは？領収書や請求書との違い、必要性、作成方法、注意点…
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金額が載っていても、納品書は本来「請求の意思表示」ではなく「何を納めたか」の通知であり、支払条件（支払期限・振込先など）まで統一的に管理するのは請求書側に寄せた方が事故が減ります。
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そのため、社内ルールとしては「納品書＝検収と仕訳根拠」「請求書＝支払予定と債務計上根拠」と役割分担を定義しておくと運用が安定します。
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請求書 納品書違いの発行タイミングと取引フロー

一般的な流れは、納品（役務提供）時に納品書を交付し、その後に請求書を交付する運用です。
買い手側では、納品書の内容と実際の納品物・役務提供の完了を突合し、問題がなければ請求書に基づいて支払処理へ進める、という段取りが取りやすくなります。
ここで納品書がないと、請求書に書かれた明細だけを根拠に支払判断することになり、未納品・過納品・単価違いが発見しにくくなります。
よくある差異パターンは、(1)納品書は分納ベース、(2)請求書は月締め合算、という設計のズレです。

参考）納品書の発行は必要？請求書や領収書との役割の違いや書き方を紹…
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この場合、照合の単位を「請求書1枚」ではなく「請求書（当月合算）＝当月の納品書の集合」と定義し直し、突合キー（納品書番号、発注番号、案件番号など）を必ず設けると回り始めます。
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相手先の都合で納品書が後送・別送になると、社内では“未着証憑”として滞留しやすいので、締め日から逆算して督促のタイミングを決めるのが現実的です。
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請求書 納品書違いとインボイス制度の記載事項

インボイス制度では、仕入税額控除のために「帳簿」だけでなく「請求書等（適格請求書等）」の保存が求められ、請求書に限らず納品書等も対象になります。
国税庁の整理では、取引先から交付を受ける「請求書、納品書等」に、登録番号、取引年月日、取引内容、税率ごとの対価の額と適用税率、税率ごとの消費税額等、交付を受ける事業者名などの記載事項が示されています。
つまり、要件を満たす設計になっていれば、納品書が実務上“インボイス相当（請求書等）”として機能する場面があり得ます。
現場で起きるのは「請求書には登録番号はあるが、軽減税率の注記や税率別合計が弱い」「納品書の明細は強いが、請求書側にしか振込先がない」といった分散です。

参考）納品書と請求書の違いって？取引に不可欠な4大書類の役割をまと…
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国税庁は「請求書、納品書等」を請求書等の範囲として示しているため、会社としては“どの書類で要件を満たすか”を最初から決め、テンプレートに落とす方がミスが減ります。
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特に、税率ごとの区分・消費税額等は月次合算請求で崩れやすいので、会計システムや請求システムの出力仕様（端数処理や税率別集計の粒度）まで確認しておくと安全です。
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インボイス制度（適格請求書等保存方式）での要件確認は、一次情報として国税庁の記載事項ページを手元に置くのが確実です。
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インボイス記載事項の根拠（どの項目が必要か）。
国税庁「No.6625 適格請求書等の記載事項」

請求書 納品書違いの保存と証憑管理

納品書は発行が義務ではない一方、発行した以上は経理管理や取引証憑として機能するため、請求書と紐づけて管理すると支払時の確認が簡略化できる、という実務メリットがあります。
また、インボイス制度に関連しては、請求書等（適格請求書等）の保存期間が「課税期間末日の翌日から2か月を経過した日から7年間」と国税庁により示されています。
さらに6年目・7年目は帳簿または請求書等のいずれか一方の保存でよい、といった例外的な扱いも明記されています。
保存の設計で重要なのは、「請求書」「納品書」を“同じ取引を裏付ける証憑セット”として扱い、検索できる粒度（取引先×月、案件×納品日など）を統一することです。
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紙と電子が混在すると、片方だけが監査・税務調査時に出せない事故が起きるため、受領時点で「どの箱（フォルダ）に入れるか」を固定しておくと運用コストが下がります。
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保存期間の話と混同されがちですが、実務では“保管していても見つからない”が最も痛いので、納品書番号や発注番号をメタデータ化して検索可能にするのが効きます。
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請求書 納品書違いの独自視点：信書と送付ルール

意外に見落とされがちですが、納品書は送付のしかたにも注意点があります。
実務記事では、納品書が郵便法や信書便法で定められている「信書」に当たる旨が触れられており、送付手段の選び方によっては運用リスク（社内ルール違反・委託先運用の不整合）が出ます。
請求書も同様に“書類の性質”を踏まえた送付設計が必要になるため、経理はフォーマットだけでなく「発送フロー（誰が、いつ、どの手段で）」まで統制対象として扱うのが現実的です。
この観点を入れると、請求書・納品書の電子化は「保管要件」だけでなく「送付要件（相手に確実に届く、再送・差替の履歴が残る）」の議論になります。
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例えばメール送付の場合、納品書の差替が発生したときに“旧版が相手先に残る”事故が起きやすいので、改訂番号や再発行の理由（返品・値引・分納確定など）を備考に残し、社内でも版管理する運用が効きます。
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経理がここまで見るのは手間ですが、月末の「請求書は合っているのに、納品書が追えない」問題の多くは、発送・受領の段階で発生した分岐が原因になりがちです。
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コクヨ 請求書 ノーカーボン A5 タテ 15行 50組 ウ-312