消耗品費いくらまで個人事業主が計上可能か|10万円未満の基準と例外ルール

消耗品費いくらまで個人事業主が計上可能か

10万円以上でも一括経費にできます。

参考）10万円以上の消耗品費を経費計上する方法を徹底解説 - ジン…

消耗品費の基本的な上限額は10万円未満

個人事業主が消耗品費として経費計上できる基本的な上限は取得価額10万円未満です。これは税法で定められた明確な基準となっています。

参考）消耗品費はいくらまで計上できる？上限額や計上方法について解説…

10万円未満であれば、購入した年度に全額を経費として一括計上できます。デスクやロッカー、冷蔵庫などのオフィス用品も、10万円未満なら消耗品費として処理可能です。

参考）消耗品費はいくらまで経費計上できる？上限や雑費との違いを解説…
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ただし、使用可能期間が1年未満のものは、金額に関係なく消耗品費として計上できます。

使用可能期間が基準です。

参考）https://www.freee.co.jp/kb/kb-accounting/expendables/

もう一つの条件として、使用可能期間が1年以上かつ取得価額10万円以上の場合は、減価償却資産として扱う必要があります。この場合、決められた年数にわたって少しずつ経費計上していくことになります。

参考）消耗品費と減価償却費の違いを分かりやすく！【具体的な判断基準…
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例えば、パソコンを購入する際、9万円なら消耗品費として一括計上できますが、12万円なら4年かけて減価償却する必要があります。

法定耐用年数に従った処理が求められます。

参考）青色申告の経費に上限はない！損をしないための必須対策3つ
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青色申告の個人事業主は30万円未満まで一括計上可能

青色申告を行う個人事業主には、30万円未満の資産を一括で経費計上できる特例があります。これは「少額減価償却資産の特例」と呼ばれる制度です。

参考）個人事業主の経費はいくらまで計上できる？上限や経費にできるも…

この特例を利用すれば、本来なら減価償却が必要な29万円のパソコンも、購入した年度に全額を経費として計上できます。

キャッシュフロー改善につながります。

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ただし、この特例が利用できるのは資本金1億円以下の中小企業に限られます。常時使用する従業員数が500人を超える法人や、前3事業年度の平均所得が年15億円を超える法人は対象外です。
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白色申告を行う個人事業主は、この特例を使うことができません。つまり原則通り10万円未満までしか消耗品費として計上できないということです。

参考）個人事業主の経費はどこまで計上できる？範囲や上限、一覧を紹介…
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年間の合計額についても注意が必要です。少額減価償却資産の特例には年間300万円という上限が設定されています。複数の資産を購入する場合は、合計額を確認しましょう。

参考）一般社団法人兵庫県中小企業家同友会 :: 節税対策！　30万…
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青色申告の経費に関する詳しい情報はこちら

税込経理と税抜経理で消耗品費の判定基準が変わる

10万円未満かどうかの判定は、採用している経理方式によって異なります。税込経理を採用している場合は税込金額で、税抜経理を採用している場合は税抜金額で判定します。

具体例で見てみましょう。税抜98,000円（税込107,800円）のパソコンを購入した場合、税抜経理なら10万円未満として消耗品費処理が可能です。しかし税込経理を採用している場合は10万円以上となり、資産計上が必要になります。

参考）少額減価償却資産とは？10万・20万・30万円の判定基準を徹…
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この判定基準の違いを知らないと、誤った会計処理をしてしまう可能性があります。

自社の経理方式を必ず確認してください。

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30万円未満の少額減価償却資産の判定でも、同じルールが適用されます。税込経理なら税込金額で、税抜経理なら税抜金額で判定することになります。
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経理方式の選択は、消費税の課税事業者になった際に決める必要があります。一度決めた経理方式は、継続して適用することが原則です。

参考）消費税の税込経理と税抜経理で少額減価償却資産の判定は違う？
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消耗品費として計上できる具体的な品目

消耗品費として計上できる品目は幅広く存在します。文房具、伝票、名刺などの事務用品は代表的な消耗品費です。コピー用紙やボールペン、包装紙なども含まれます。

オフィス家具も条件を満たせば消耗品費として計上可能です。デスク、椅子、ロッカーなどが10万円未満なら、購入時に全額を経費計上できます。

パソコン関連機器も消耗品費の対象となります。マウス、キーボード、ディスプレイなどの周辺機器を購入した場合、これらの金額をパソコン本体と合わせて10万円未満であれば消耗品費として一括計上可能です。

参考）個人事業主はパソコン代を経費にできる? 計上方法や注意点を解…

ガソリン代も消耗品費として処理できる経費の一つです。ただし、事業用とプライベート用の比率に応じた家事按分が必要になる場合があります。

10万円未満の什器備品も消耗品費として計上できます。事業に必要な物品であれば、幅広く消耗品費として扱うことができるのです。

消耗品費と雑費の使い分けポイント

消耗品費と雑費の違いを正確に理解することが重要です。消耗品費は1年以内に買い替えが必要、もしくは10万円以下の消耗性の物品に使われる経費です。
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一方、雑費は他の勘定科目に当てはまらないイレギュラーな出費を計上する際に使用します。振込手数料、クレジットカードの年会費、引越し代などが雑費の代表例です。

消耗品費は物品の購入に対して使われることが多いのに対し、雑費は実態のないサービスや手数料に使われる傾向があります。この違いを押さえておけば、仕訳で迷うことが減ります。
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雑費が経費全体の5%を超えると、税務署から指摘を受ける可能性があります。雑費が多すぎると、経費の内訳が不明瞭と判断されるためです。
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勘定科目の選択に詳細な決まりはありませんが、毎年同じ勘定科目を用いることが原則です。例えば、初年度に「地代家賃」としていた家賃を、翌年以降「賃借料」など別の勘定科目に変更すると、税務署からの指摘を受ける可能性があります。
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消耗品費と雑費の詳しい使い分けについてはこちら

消耗品費計上時に気をつけるべき例外ケース

消耗品を在庫として保有している場合、購入時ではなく消費した事業年度に経費計上するのが原則です。ただし、毎年おおむね一定数量を購入し、経常的に消費する場合は、購入時に経費計上することが認められています。

参考）消耗品を在庫管理せずに購入時に経費計上するには！？
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消耗品の額が多額で、期ごとに在庫数量に大きな増減がある場合は、例外の規定を適用できません。原則通り消費した事業年度に経費計上することになります。
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経費が売上に対してあまりにも大きな金額であったり、常識からかけ離れている金額であったりする場合は注意が必要です。税務署から詳しい説明を求められる可能性があります。
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事業に関連しない支出を経費として計上すると、追徴課税の対象となります。期限内申告額と50万円のどちらか多い金額を超える部分には、15%の加算税が課される場合があります。
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自宅兼事業所の場合、家賃や水道光熱費などは全額を経費にするのではなく、事業用とプライベート用の比率に応じた「家事按分」が必要です。

適切な按分比率を設定しましょう。

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消耗品費の記録と保管義務

経費として計上した消耗品費については、適切な証拠書類の保管が求められます。領収証、小切手控、預金通帳、借用証などは、前々年分所得が300万円以下の場合は5年、それ以外の場合は7年の保管義務があります。
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請求書、見積書、契約書、納品書、送り状などの書類は、5年間の保管が必要です。これらの書類を紛失すると、税務調査の際に経費として認められない可能性があります。
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経費の記録は日々正確に行うことが重要です。確定申告の直前に慌てて帳簿をつけようとすると、ミスや漏れが発生しやすくなります。

参考）青色申告の経費はいくらまで？経費にできるもの、できないもの …
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会計ソフトを活用すれば、日々の記帳作業を効率化できます。レシートや領収書をスマートフォンで撮影するだけで、自動的に仕訳してくれる機能を持つソフトもあります。
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税務調査に備えて、なぜその支出が事業に必要だったのかを説明できるようにしておくことも大切です。経費の内容が不明瞭だと、税務署から否認される可能性が高まります。
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シャチハタ 科目印 工場用消耗品費 X-NK-237