

スキャナ保存を始めた後でも、原本の紙書類を捨てると重加算税が45%上乗せになるケースがあります。
スキャナ保存とは、紙で受領または作成した国税関係書類をスキャナや複合機、スマートフォンで読み取り、電子データとして保存することを認める制度です。根拠法は電子帳簿保存法(電帳法)であり、国税庁が保存要件の詳細を定めています。
もともと1998年に創設されたこの制度は、長らく「税務署長の事前承認が必要」という高いハードルがありました。しかし2022年1月の改正で事前承認制度が廃止され、今では特別な届出なしに任意のタイミングで開始できます。要件を緩和した一方、不正への罰則は強化されました。
そこが大きな特徴です。
スキャナ保存の対象となる書類は、取引先から受け取った書類と、自社が作成して交付した書類の写しです。契約書・請求書・領収書・納品書・見積書・注文書・検収書などが代表的な例として挙げられます。
一方、スキャナ保存の対象にならない書類もあります。貸借対照表・損益計算書・棚卸表などの決算関係書類、および仕訳帳・総勘定元帳などの国税関係帳簿はスキャナ保存の対象外です。これらを電子保存したい場合は、別の保存区分「電子帳簿等保存」に対応する必要があります。
つまり書類の種類で対応を分ける必要があります。
| スキャナ保存の対象✅ | スキャナ保存の対象外❌ |
|---|---|
| 契約書、領収書、請求書 | 貸借対照表、損益計算書 |
| 納品書、見積書、注文書 | 棚卸表、試算表 |
| 検収書、送り状、約束手形 | 仕訳帳、総勘定元帳 |
参考:国税庁が公表しているスキャナ保存の要件一覧表は、下記リンクで確認できます。
電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】適用要件 - 国税庁
スキャナ保存では、対象書類を「重要書類」と「一般書類」の2種類に分けて保存要件の厳しさを変えています。どちらに分類されるかで、入力期間の制限やカラー要件が変わります。
重要書類とは、資金や物の流れに直結・連動する書類を指します。契約書・領収書・請求書・納品書・送り状・約束手形・小切手などがこれに該当します。取引の決済と直接つながる書類であるため、保存要件が厳格に設定されています。
一般書類とは、資金や物の流れに直結しない書類です。見積書・注文書・検収書などがこれに該当します。重要書類よりも要件が緩やかで、たとえばカラー画像ではなくグレースケール(白黒)での保存が認められています。
| 要件 | 重要書類 | 一般書類 |
|---|---|---|
| 入力期間の制限 | ✅ 必須(最長2か月+7営業日) | ❌ 不要(適時入力でOK) |
| 解像度200dpi以上 | ✅ 必須 | ✅ 必須 |
| カラー画像(256階調以上) | ✅ 必須 | ⭕ グレースケール可 |
| タイムスタンプの付与 | ✅ 必須(代替手段あり) | ✅ 必須(代替手段あり) |
| 帳簿との相互関連性の保持 | ✅ 必須 | ✅ 必須 |
一般書類は「適時に入力」すればよいため、入力期間の厳しいルールがありません。
これは実務では大きな違いです。
見積書や注文書は受領後すぐにスキャンしなくても問題なく、社内の業務フローに合わせて柔軟に対応できます。
重要書類が原則です。受領した請求書や領収書はスピーディに処理する意識を持ちましょう。
重要書類のスキャナ保存で最もミスが発生しやすいのが、入力期間の制限です。国税庁は、受領した書類をいつまでにスキャンしなければならないかを明確に定めています。
入力方式には2種類あります。
① 早期入力方式:書類を受領してから「速やかに」入力する。「速やかに」の目安はおおむね7営業日以内です。たとえば月曜日に受け取った請求書は、翌週の火曜日あたりまでにスキャンしてタイムスタンプを付与する必要があります。
カレンダー10日ほどのイメージです。
② 業務処理サイクル方式:各企業が採用している業務サイクル(週次・月次など)の期間内に入力する。最長2か月以内であれば通常の期間として認められます。書類の受領から入力まで最長2か月と7営業日(いわゆる「67日ルール」)が認められます。ただし、この方式を採用するには、事前に「スキャナによる電子化保存規程」を社内規程として整備しておくことが条件です。
入力期間を超えてしまった場合は深刻です。超過した書類についてはスキャナ保存として認められなくなり、紙の原本をそのまま保管しなければなりません。すでに廃棄してしまった場合は、書類が不存在となり税務調査でリスクになります。
入力期間を守るためのポイントは以下のとおりです。
業務処理サイクル方式を選ぶなら、規程の整備が条件です。逆にいうと、規程さえ整備すれば最長2か月の余裕が生まれます。
スキャナ保存で読み取りを行う際には、画質に関して国税庁が定める技術的な要件を満たす必要があります。
見落としがちなポイントです。
解像度の要件は「200dpi(ドット・パー・インチ)相当以上」です。A4サイズに換算すると約387万画素に相当します。一般的な家庭用・業務用スキャナはデフォルト設定でこの基準を超えていることがほとんどです。
スマートフォンで撮影する場合も対象になります。
スキャナ保存は専用機器に限りません。
スマホやデジタルカメラで撮影した画像でも、A4サイズで2,388画素×1,654画素(約387万画素)以上が確保できていれば要件を満たせます。最近のスマートフォンのカメラ性能であれば、通常撮影でも問題なく要件をクリアできます。
カラー要件は「赤・緑・青それぞれ256階調(24ビットカラー)以上」です。家庭用プリンタで印刷したときに肉眼で見える程度の色情報が確保されているイメージです。約1,677万色を表現できる品質が求められます。
ただし、一般書類(見積書・注文書・検収書など)については、グレースケール(白黒)での保存が認められています。重要書類(請求書・領収書・契約書)のグレースケール保存はNGです。書類ごとに要件が異なる点を正確に覚えておきましょう。
解像度と階調情報そのものは、2024年1月の改正から保存しなくてよくなりました。以前は読み取り時のdpi情報をメタデータとして保存する必要がありましたが、現在はその義務がなくなっています。
これは使えそうです。
スキャナ保存の要件の中で、特に誤解が多いのがタイムスタンプです。「タイムスタンプは必須」と思っている方は多いですが、実は一定条件を満たせば不要になります。
タイムスタンプとは、電子データが「ある時点に存在していた」ことと「その後に改ざんされていない」ことを第三者機関(一般財団法人日本データ通信協会が認定する業務)が証明する仕組みです。タイムスタンプを付与すると、データの真正性が客観的に担保されます。
以前は書類受領後「おおむね3営業日以内」という厳しい期限がありましたが、2022年改正で「最長2か月とおおむね7営業日以内」に緩和されました。
さらに、以下の条件を満たす場合はタイムスタンプの付与を省略できます。
市販のクラウド会計ソフト(freee・マネーフォワードクラウドなど)や経費精算ツール(楽楽精算・ジョブカン経費精算など)の多くは、この「訂正・削除履歴が残る仕組み」を標準搭載しています。これらを使っていれば、別途タイムスタンプ費用を払う必要はありません。
タイムスタンプサービスは1件あたり数円〜数十円のコストがかかります。月1,000件の書類を処理する企業であれば、年間で数万円の節約になりえます。訂正削除履歴が残るシステムを活用するのが合理的です。
タイムスタンプが不要かどうかは、使用中のシステム仕様を確認するのが一番です。
電子帳簿保存法にタイムスタンプは不要?費用や仕組みを徹底解説 - 経費精算.com
スキャナ保存では、電子データを修正・削除した場合にその事実と内容を追跡できる状態を維持しなければなりません。
これが「ヴァージョン管理要件」です。
あまり目立たない要件ですが、税務調査で非常に重視されるポイントです。
国税庁は、この要件を満たすシステムとして次のいずれかを要求しています。
このヴァージョン管理要件は、先ほど説明したタイムスタンプ省略の条件と表裏一体の関係にあります。つまり、変更履歴が残るシステムを導入することで、タイムスタンプの付与と書類の真正性担保の両方を同時に解決できます。
一石二鳥ですね。
注意が必要なのは、単純なフォルダ管理ではこの要件を満たせない点です。Windowsのエクスプローラーや共有ドライブにファイルを置くだけでは、上書き・削除の履歴が残らないため要件を満たしません。専用のクラウドサービスや電帳法対応の文書管理システムが必要です。
JIIMA(公益社団法人日本文書情報マネジメント協会)が「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証」を付与しているシステムを選ぶと、ヴァージョン管理を含む複数の要件への対応が確認できます。導入前にJIIMA認証の有無を確認するのが現実的な選択です。
重要書類のスキャナ保存では、スキャンした書類の電子データと、その取引に対応する国税関係帳簿の記録事項との間で「相互にその関連性を確認できる状態」を維持することが義務付けられています。
これが帳簿との相互関連性要件です。
具体的には、請求書のスキャン画像と仕訳帳の該当仕訳が対応していることを、管理番号や日付・金額などで結びつけておく必要があります。
なぜこの要件があるのかというと、税務調査において「帳簿に計上された取引が、実際に存在する証憑書類に裏付けられているか」を確認する必要があるからです。スキャン画像だけが孤立していても、どの仕訳に対応するのかわからなければ真正性を確認できません。
この要件は一般書類にも適用されます。
すべての書類で帳簿とのひもづけが必要です。
クラウド会計ソフトの多くは、請求書・領収書の画像を仕訳に添付できる機能を持っています。この機能を活用すれば、相互関連性の確保を自動化できます。入力の手間が大幅に省けるため、ぜひ活用してください。
スキャナ保存したデータは、税務調査などで参照できるように一定の検索機能を備えていなければなりません。国税庁が定める検索要件は、2022年改正で大幅に緩和されました。
現行の検索要件は次の3項目です。
改正前は、日付・金額の範囲指定検索や2項目以上の組み合わせ検索など、より複雑な機能が必要でした。現在はこの3項目での単純検索ができれば足ります。
要件はシンプルになっています。
さらに、税務職員の質問検査権に基づくダウンロード要求(電子データのコピー提供)に応じることができる場合は、上記3項目の検索も不要になります。つまり、税務調査の際にデータを渡せる状態にしておけば、検索機能の要件はほぼなくなります。
中小企業や個人事業主でデータ量が少ない場合は、フォルダ管理+ファイル名規則(例:「20250128_株式会社〇〇_55000円」)でも対応できるケースがあります。ただし、ファイル名規則での対応が認められるかどうかは状況によります。
専門家に確認することをおすすめします。
スキャナ保存した電子データを、税務調査などの際に適切に表示・出力できる環境を整えておくことも要件のひとつです。
これが「見読可能装置の備え付け」要件です。
具体的には、以下の条件を満たす機器の備え付けが必要です。
4ポイントとは、一般的な書籍の本文(10〜12ポイント)よりはるかに小さい文字サイズです。
新聞の小さな注釈より小さいイメージです。
これが識別できる解像度での出力が求められます。
ただし、ディスプレイやプリンタの台数や性能については法令上の具体的な基準がありません。日常業務で使用しているものを使えばよいとされています。税務調査の際には業務用機器を優先して使えるよう調整しておくことが推奨されています。
一般書類をグレースケールで保存した場合は、カラーディスプレイおよびカラープリンタの備え付けは不要です。グレースケールなら白黒対応機器でも問題ありません。
「スキャナが手元にない」「複合機を毎回使うのが面倒」という場面は多いはずです。実は、スマートフォンを使ったスキャナ保存も国税庁が正式に認めています。これは金融担当者の実務を大幅に改善できる情報です。
スマートフォンを使ってスキャナ保存を行う場合も、要件は通常のスキャナと同じです。解像度200dpi相当以上・カラー256階調以上を満たす画質での撮影が必要です。
現在のスマートフォンのカメラ性能でいえば、iPhoneやAndroid端末のメインカメラは数千万画素クラスです。通常の撮影設定でA4書類を近距離から撮れば、ほぼ確実に要件をクリアします。
ただし、以下の点に注意が必要です。
スマートフォンで撮影した書類の保存・管理には、電帳法対応のアプリを使うのが確実です。弥生の「スマート証憑管理」や、freeeの証憑管理機能、マネーフォワードの書類管理機能などは、スマホ撮影から保存・検索まで一貫して対応できます。タイムスタンプ相当の機能が標準搭載されているものもあります。
スキャナ保存を始めると、紙の原本をいつ捨ててよいのかという疑問が生まれます。
これは実務上、非常に重要なポイントです。
結論からいうと、スキャナ保存の要件をすべて満たした時点で原本を廃棄できます。ただし要件を完全に満たす前の廃棄は違法になりえます。
具体的な廃棄可能なタイミングは以下のとおりです。
以前は適正事務処理要件として「原本確認(相互けんせい)」と「定期的な検査」が義務付けられており、これが完了するまで原本を廃棄できませんでした。2022年改正でこの適正事務処理要件が廃止されたため、現在はスキャン後の原本を速やかに廃棄できます。これは保管スペースの削減に直結する実務メリットです。
なお、過去分重要書類(スキャナ保存開始前に受領していた書類)をあとからスキャナ保存に追加したい場合は、あらかじめ所轄税務署長に「適用届出書」を提出する必要があります。
現在進行中の書類と扱いが異なります。
注意が必要です。
スキャナ保存に関するリスクについて、正確に理解しておくことが重要です。2022年改正では要件緩和が注目されましたが、同時にペナルティも強化されました。
通常の税務申告において、仮装・隠蔽(二重帳簿作成、書類の隠匿・破棄など)による申告漏れが発覚した場合、追徴税額に対して35%(無申告の場合は40%)の重加算税が課されます。
これに加え、スキャナ保存または電子取引データに関して改ざんや隠蔽が行われた場合、重加算税がさらに10%加重されます。つまり合計で最大45〜50%の重加算税が課される可能性があります。
たとえば1,000万円の申告漏れがあり、そこにスキャナ保存データの改ざんが絡む場合、追徴税額に加えて450万円以上の重加算税が発生しうる計算になります。
数字が大きいですね。
重加算税の加重は、無意識の保存ミスではなく、「故意の改ざんや隠蔽」に対して適用されます。うっかり入力期限を過ぎた場合や解像度が不足していた場合は、スキャナ保存として認められない(要件不備)という問題にはなりますが、直ちに重加算税が加重されるわけではありません。
要件を守っていれば追加ペナルティは関係ありません。
正確な運用が自衛策です。
スキャナ保存を新たに始める際、過去に受領・作成した書類(過去分重要書類)を一気にデジタル化したいというニーズがあります。これは通常のスキャナ保存とは別のルールが適用されます。
過去分重要書類とは、スキャナ保存を開始した日よりも前に作成・受領した重要書類を指します。これをスキャナ保存するには、事前に「適用届出書」を所轄税務署長等に提出する必要があります。
過去分重要書類のスキャナ保存における特例として、入力期間の制限は適用されません。過去の書類を順番にスキャンしていけばよく、受領からの日数制限は関係ありません。
ただし、適正事務処理として電磁的記録の作成・保存に関する事務の手続きを明らかにした書類(責任者を定めたもの)の備え付けが必要です。
書類の7年保存義務の観点から、過去分を一気にデジタル化することは倉庫コスト削減に大きく貢献します。書類保管の外部倉庫費用が年間数十万円規模の企業であれば、投資対効果が高い取り組みといえます。
電帳法には「スキャナ保存」と「電子取引データ保存」という2つの制度があり、両者を混同しやすい点があります。
これは実務でよくある誤解です。
スキャナ保存は、紙で受け取った書類をデータに変換して保存する制度です。導入は任意であり、望まなければ紙のまま保存することも選択できます。
電子取引データ保存は、メールやクラウドサービス経由で電子的に受け取った書類(PDFの請求書・領収書等)を電子データのまま保存することが2024年1月から義務化されています。
こちらは選択肢がありません。
| スキャナ保存 | 電子取引データ保存 | |
|---|---|---|
| 対象書類 | 紙で受領した書類 | 電子で受領したデータ |
| 義務・任意 | 任意(選択制) | 2024年より義務化 |
| 紙の保存 | スキャン後に廃棄可能 | 印刷しての保存は原則不可 |
特に重要な点があります。電子で受け取ったPDFの請求書を一度印刷してスキャナ保存することは認められません。電子取引として受け取ったデータは、必ず電子データのまま保存する必要があります。
電子取引として受領したデータをプリントアウトしてスキャナ保存しようとする人は多いですが、これは違反になります。
電子取引はデータのまま保存が原則です。
スキャナ保存の要件を正しく満たすためには、適切なシステムの導入が欠かせません。しかし市場には多くの電帳法対応ソフトが存在し、どれを選べばよいか迷うことも多いはずです。
システム選びの最も信頼できる基準が「JIIMA認証」です。JIIMAとは公益社団法人日本文書情報マネジメント協会のことで、電子帳簿保存法の要件を満たすシステムに対して認証を付与しています。
JIIMA認証の種類は以下のとおりです。
スキャナ保存対応のソフトを選ぶ場合は「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証」を取得しているシステムを優先的に検討するのが安全です。
認証製品一覧は国税庁ホームページ内からも確認できます。また導入コスト面では、クラウド型サービスなら月数千円〜という選択肢もあります。
規模に応じた製品選定が重要です。
電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】全問一覧 - 国税庁
電帳法は定期的に改正されており、スキャナ保存に関する要件も見直しが続いています。最新の動向を把握しておくことが実務対応には不可欠です。
2024年1月改正(施行済み)の主な変更点は以下のとおりです。
2027年1月改正(予定)では、重加算税の加重措置免除要件が新設される予定です。青色申告特別控除(65万円)の適用と電帳法の関係も整理される見込みです。
また、令和5年度税制改正大綱では「宥恕措置」が廃止されました。これは「やむを得ない事情がある場合に限り、電子取引データを書面保存できる」という特例措置でした。現在はこの措置がなく、電子取引データは必ずデータで保存しなければなりません。宥恕措置の終了を知らないまま書面保存を続けている事業者は、今すぐ対応が必要です。
改正のたびに細かいルールが変わります。年1回は国税庁の公式情報を確認する習慣をつけましょう。
一般的な解説ではあまり触れられない点として、金融取引特有の書類がスキャナ保存でどう扱われるかという問題があります。金融に関わる業務をしている方には直接関係するテーマです。
有価証券受渡計算書・社債申込書・預り証・借用証書・小切手・約束手形などは、国税庁がスキャナ保存の「重要書類(重要度:高)」として明示しています。これらは資金の流れに直結する書類であるため、カラー読み取り・早期入力・タイムスタンプ(または代替要件)のすべてが必要になります。
海外から受領した書類についても注意が必要です。海外の取引先から受領した英語・中国語などの外国語書類も、日本の税法上の保存義務対象であれば、スキャナ保存の要件をそのまま適用する必要があります。国外書類だからといって要件が緩和されることはありません。
また、クラウドサービスのサーバーが海外に設置されている場合でも、保存場所の電子計算機(社内のPC等)から速やかに画面出力・書面出力ができれば保存要件を満たすと国税庁は認めています。海外サーバーのクラウドサービスでも問題ありません。
金融関連業務では特に書類の種類と重要度の分類を正確に把握することが求められます。書類ごとの分類表を社内で整備しておくと、担当者の迷いがなくなります。
ここまで解説してきたスキャナ保存の要件を、実務で使えるチェックリスト形式で整理します。現在スキャナ保存を運用中の方も、これから始める方も確認に活用してください。
📋 スキャナ保存スタート前の確認事項
⚠️ 運用中に確認すべきポイント
スキャナ保存の要件は複数あり、すべてを同時に満たす必要があります。
1つでも欠けると保存が無効になります。
システムを導入して自動化するのが、ミスを防ぐ最も確実な方法です。
参考として、国税庁の公式Q&Aは実務上の具体的な疑問に対して丁寧に回答しており、無料で参照できます。
一読の価値があります。
Please continue. 十分な情報が集まりました。
記事を生成します。