源泉徴収票自動作成無料ツール選び方と活用法

源泉徴収票自動作成無料

無料ツールはデータ保存30日で年末調整時に使えない。

源泉徴収票の無料作成ツールは本当に使えるのか

源泉徴収票は、会計ソフトや国税庁が提供するツールの活用により、自社内で年末調整から源泉徴収票の作成まで一貫して行うことも可能です。税務担当者にとって、年末調整シーズンは源泉徴収票の作成が大きな業務負担となります。無料で使える自動作成ツールが多数提供されていますが、本当にすべての業務をカバーできるのでしょうか。

参考）ミス防止チェック付！源泉徴収票は自分で作成できる？発行方法や…
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無料の給与計算ソフトには、従業員数や機能、使用期間の制限があります。例えば「ジョブカン給与計算」は、従業員5名までは無料ですが、無料プランは年末調整業務に対応しておらず、データの保証期間も30日に制限されています。つまり、年初のデータが年末の会計処理時に使用できないリスクも考えられるでしょう。

参考）https://it-trend.jp/payroll-system/article/253-4676

また計算に使われたデータの保存期間も、無料版では非常に短く設定されがちです。わずか数か月でデータが消去されてしまうケースもあります。別の手段でデータを保存しておく必要があり、その作業にも手間が生じてしまいます。
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無料ツールを選ぶ際は、年末調整対応の有無とデータ保存期間を最初に確認しましょう。

その2点が業務に直結します。

源泉徴収票作成に給与計算ソフトを使うメリット

多くの企業で導入されている給与計算ソフトには、源泉徴収票の作成機能が搭載されています。毎月の給与計算データが蓄積されているため、年末調整の計算から源泉徴収票の作成までをほぼ自動で行える点が最大のメリットであり、作業時間の大幅な短縮と計算ミスの防止につながります。
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例えば、給与奉行ｉクラウドの場合、年末調整申告書の保険料や配偶者などの情報を入力するだけで、過不足税額を自動計算し、源泉徴収票も自動で作成します。制度改正への対応も、自動でプログラムが更新されるため、常に正しい税率で計算が可能です。課税･非課税の区分も自動判定するため、基本的にシステムに任せて問題ありません。
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給与計算ソフトを使えば、源泉徴収票の記載ミスによる再発行の手間を大幅に削減できます。手計算やExcelでの管理では、転記ミスや計算式の誤りが発生しやすいため、税務署や従業員からの問い合わせ対応に時間を取られることも。

自動化で計算ミスが防げるということですね。手作業での転記や計算式の誤りから解放され、税務担当者は他の重要業務に集中できるようになります。

源泉徴収票をExcelテンプレートで作成する注意点

インターネット上のサイトに公開されているフォーマットは、PDF以外の形式で作業できる点や、無料で利用できる点がメリットです。導入の際にコストがかからず、気軽に導入できます。
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注意点として、古い様式であったり、マクロや計算式に誤りがあったりする可能性もゼロではありません。利用する際は、最新の税制に対応しているか、提供元が信頼できるかを必ず確認しましょう。
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例えば、弥生株式会社が提供する「給与所得の源泉徴収票の無料エクセルテンプレート」は、入力シートの該当箇所を記入するだけで、自動的に源泉徴収票が作成されます。社会保険労務士が監修しているため信頼性が高く、令和7年提出分の最新様式に対応しています。

参考）給与所得の源泉徴収票の無料エクセルテンプレート・フォーマット…

ケインズアイではスマートフォンから簡単に作成することができる無料ツールをご用意しています。計算不要、必要事項を入力するだけで作成できます。

参考）無料ツールで簡単！コンビニ事業における源泉徴収票の作成方法と…
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Excelテンプレートを使う場合は、社労士監修など信頼できる提供元を選ぶことが重要です。無料で公開されているテンプレートの中には、古い税制に基づいているものや計算式にミスがあるものも存在するため、使用前の確認が必須になります。

源泉徴収票のe-Tax電子交付で業務効率化

画面の案内に従って必要事項を入力するだけで作成でき、支払者（会社）の名称や住所といった基本情報は自動で入力されます。作成したデータは、そのままオンラインで源泉徴収票を提出できるため、税務署へ出向く手間を減らせる点もメリットといえるでしょう。
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「社会保険料（国民年金保険料）控除証明書」や「公的年金等の源泉徴収票」の電子データを国税庁ホームページの「確定申告書等作成コーナー」に取り込むことで、該当項目が自動入力され、e-Taxを利用した確定申告を簡単に行えます。

参考）https://www.nenkin.go.jp/faq/denshishinsei_kojin/denshisofu_kojin/merit.html
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ただし、源泉徴収票を電子化する際には、潜在的なデメリットも把握しておくことが重要です。源泉徴収票の電子化のデメリットとして、同意のない従業員は電子交付できないことが挙げられます。源泉徴収票の電子化には、交付の対象である従業員の同意が必要です。

参考）源泉徴収票は電子化しよう！義務基準やメリットをわかりやすく解…
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データ改ざんや漏洩のリスクがある点にも注意が必要です。源泉徴収票を作成・管理する給与計算ソフトなどのセキュリティ対策が甘い場合、社内外から第三者にアクセスされるおそれがあります。
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e-Taxでの電子交付を検討する場合は、従業員の同意取得とセキュリティ対策の強化を同時に進めましょう。完全ペーパーレス化は難しくても、多くの従業員が同意すれば郵送コストや印刷時間の削減につながります。

源泉徴収票自動作成ツールの選び方ポイント

無料の給与計算ソフトには、「コストがかからない」というメリットがある一方で、デメリットもあります。特に機能面での制限やサポート力については、業務に影響を与えやすいポイントといえるでしょう。状況によっては、有料版を導入した方がよいケースも少なくありません。
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従業員数で選ぶなら、「フリーウェイ給与計算」は従業員5名まで無料で、年末調整やマイナンバーのクラウド保存も可能です。「円簿給与」は、従業員数や利用機能、使用期間の制限なしに無料で利用でき、年末調整まで対応しています。ただし、マイナンバーのクラウド保存、FBデータの出力、外部ソフトとのAPI連携などには対応していないため、機能の拡張性には限りがあります。

参考）無料で使える給与計算ソフト9選！利用条件や選び方【比較表付き…
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データ保存期間の制限にも注意が必要です。「PayBook」は従業員10名まで、給与データの保存期間は3カ月間までなら無料で利用可能ですが、有料プランに切り替えてもソフト内で年末調整が行えない点には注意が必要です。
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給与データは法律で5年間の保管義務が定められています。無料ツールのデータ保存期間が30日や3カ月の場合、別途バックアップが必須になり、かえって手間が増える可能性があります。年末調整対応、従業員数制限、データ保存期間の3つを基準に選びましょう。

国税庁e-Taxの法定調書作成・提出ページ
源泉徴収票の電子提出方法や、国税庁が提供する無料の作成ツールの使い方が詳しく説明されています。

国税庁の法定調書（源泉徴収票、支払調書）作成と提出ページ
源泉徴収票の正式な作成方法や提出期限、記載項目の詳細について確認できる公式ページです。

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