事務用品費と消耗品費の違い：仕訳・使い分け・税務のポイント

事務用品費と消耗品費の違い

同じ文房具でも科目次第で税務調査が変わります。

事務用品費と消耗品費の定義と範囲

事務用品費は、ペン、コピー用紙、ファイル、封筒、伝票など、事務作業に直接関係する物品の購入費用を計上する勘定科目です。一方、消耗品費は、使用可能期間が1年未満または取得価額が10万円未満の物品全般を処理する勘定科目で、事務用品だけでなく掃除用品やオフィス用食品、電球、工具類なども含まれます。つまり、事務用品費は消耗品費の一部ということですね。

参考）備品の勘定科目は？消耗品費との違いや仕訳方法などを解説 - …

消耗品費には事務用品以外にも多くの物品が該当します。日用品では、ティッシュペーパー、タオル、洗剤、電球、殺虫剤などが含まれます。パソコン関連では、マウス、キーボード、USBメモリなど10万円未満のものが対象です。また、10万円未満の電話、FAX、カメラ、プリンター、コーヒーメーカー、電子レンジといった機器・電化製品も消耗品費として計上できます。

参考）https://www.freee.co.jp/kb/kb-journal/office-supplies/

税法上、両者の扱いに違いはありません。どちらで計上しても損金算入が可能で、取得価額10万円未満または使用可能期間1年未満という要件は共通です。

参考）「事務用品費」とはどんな勘定科目？消耗品費との違いや仕訳例を…

事務用品費の具体例と処理方法

事務用品費として計上できる代表的な物品には、文房具類（ボールペン、鉛筆、消しゴム、定規）、用紙類（コピー用紙、メモ帳、ノート、付箋）、ファイル・バインダー類、封筒・便箋、伝票用紙、名刺、印鑑などがあります。

これらは日常的に使われる事務用品です。

参考）事務用品を購入した場合の勘定科目と仕訳例

10万円未満であれば、電卓、シュレッダー、ラミネーター、小型のプリンターなど、事務作業に使う機器類も事務用品費として処理できます。例えば、8万円のプリンターを購入した場合、事務用品費として全額を費用計上できるということです。
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仕訳の基本形は、現金払いの場合「借方：事務用品費 / 貸方：現金」、カード払いの場合「借方：事務用品費 / 貸方：未払金」となります。ただし、期末に未使用の事務用品がある場合は、貯蔵品へ振り替える処理が必要です。重要性が乏しい場合は取得時に費用処理することも認められています。

参考）事務用品費に該当する費用や仕訳例を具体的に紹介 - ジンジャ…

事務用品費と消耗品費を分ける実務上のメリット

勘定科目を分けるかどうかは法律上の義務ではなく、会社の自由です。

分けても分けなくても税法上問題ありません。

実際、多くの税理士は消耗品費に統一することを推奨しています。どちらで処理しようか悩む時間を減らせるからですね。

参考）消耗品費・事務用品費を分けるかどうかの考え方 - 井ノ上陽一…

しかし、分けることで得られるメリットもあります。事務用品は購入数と金額が多くなりがちなので、別科目にすれば事務用品にどれだけ使っているか一目で把握できます。

経営分析や予算管理をする際に便利です。

特に仕入原価となる消耗品とならない事務用品を区別すると、決算時の処理が格段にラクになります。

参考）オフィスの消耗品費とは？備品との違いと会計処理の方法

分けて経理すべき場合もあります。予算作成時に消耗品費と事務用品費に予算を振り分けている会社では、分けないと予算管理が無意味になってしまいます。また、前期以前に分けて経理していて各科目の金額がそこそこ大きい場合は、一貫性を保つため分けた方がいいでしょう。

参考）消耗品費・事務用品費、分けて経理する？しない？ - 税理士、…
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事務用品費と消耗品費の税務上の注意点

取得価額10万円未満または使用可能期間1年未満であれば、事務用品費または消耗品費として全額を損金算入できます。ただし、10万円以上のものは原則として固定資産（備品）として減価償却する必要があります。

この10万円のラインが重要です。

参考）事務用品を購入した費用の勘定科目とは？使い分け方・仕訳方法を…

特例も存在します。2026年3月31日まで、常時使用する従業員数が500人以下の中小企業または個人事業主が10万円以上30万円未満の資産を購入した場合、少額減価償却資産の特例を利用できます。特例を使えば、購入費用の全額をその年度の損金に算入できるということですね。
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税務調査で指摘されやすいのが、私用の物品を事業用として計上するケースです。文具や消耗品はプライベートでも使いやすく、軽い気持ちで私用なのに消耗品として計上してしまうことがあります。事業に必要な範囲でのみ経費算入が認められるため、私物の購入は認められません。

参考）税務調査で指摘されやすい“やってはいけない経費処理”とは？ …
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勘定科目の一貫性も重要です。税務調査では、同じような支出が異なる科目で処理されていると疑問を持たれることがあります。一度決めたルールに従って、継続的に処理することが求められます。

事務用品費管理で効率化とコスト削減を実現する方法

勘定科目を統一するかどうかは、自社の状況に合わせて判断しましょう。事務用品の支出が少ない小規模事業者なら、消耗品費に統一する方がシンプルです。一方、事務用品の購入頻度が高く金額も大きい場合は、分けて管理することで支出状況を把握しやすくなります。

在庫管理を適切に行うことで、無駄な購入を防ぎコスト削減につながります。定期的に棚卸を実施し、正確な在庫数を把握することで、消耗品費を正確に算出し会計処理の信頼性を確保できます。

過剰在庫や重複購入を防げるということです。

参考）消耗品の棚卸とは？消耗品の棚卸の正しいやり方と効率的に進める…

統合管理システムの導入も効果的です。消耗品から高額な備品まで全てをカバーするシステムを使えば、リアルタイムで在庫状況を把握でき、種類別の使用傾向も一目瞭然になります。中央集約型管理で全ての物品を一括管理すれば、部署間の重複購入を防ぎ、大量発注によるコスト削減も可能になります。

参考）オフィス経費の賢い管理術: 消耗品、事務用品、備品の違いを知…
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カテゴリ別に予算を設定し、定期的にレビューすることも重要です。消耗品費、事務用品費それぞれに適切な予算を設定し、使用状況を定期的に確認することで、無駄な支出を抑えられます。使う勘定科目は必要最小限にしてシンプルに見やすくしておくのがコツです。

参考リンク：国税庁の帳簿記帳ガイドや消耗品費の詳細な定義については、各会計情報サイトで確認できます。

freee会計：事務用品の勘定科目と仕訳方法の詳細解説
弥生：備品と消耗品費の区別についての詳しい説明

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