請求書と領収書の違いと発行と保存期間

請求書と領収書の違い

請求書と領収書の違い：発行目的と発行タイミング

 

請求書と領収書は、どちらも取引金額に関する重要書類ですが、まず「目的」が異なります。請求書は、商品・サービス提供の対価について、相手に支払いを求めるための書類です。一方で領収書は、代金を受領した事実（支払った事実）を証明するための書類です。
この目的の違いは、そのまま発行タイミングに表れます。請求書は原則として支払前に発行し、領収書は支払後に発行します。

 

参考）請求書と領収書の違いとは？発行方法や保管方法、紛失時の対応も…
​
経理実務では、この「前後関係」を崩すと、売掛金の消込や未払計上、監査対応で説明が苦しくなりがちです。

 

また、発行者（誰が出すか）も混同しやすい点です。基本的に、請求書も領収書も、商品・サービスを提供した側（売り手）が発行します。
​
ただし、例外的な運用（例：取引先指定フォーマット、立替精算での社内書類）では、形が似ていても実態が領収書ではないことがあるため、名称に引っ張られず「何を証明する書類か」を先に確認すると判断ミスが減ります。

 

請求書と領収書の違い：記載項目と証憑の使い分け

請求書は「支払ってもらう」ための書類なので、経理上の実務で必要になりやすい情報が多く載ります。たとえば、請求先、取引内容、金額、支払期限、振込先などが典型です。
領収書は「受け取った」ことの証明が主目的なので、支払期限や振込先が必須ではない一方、宛名、金額、但し書き、発行日、発行者など、後から見て取引の特定ができる情報が重要になります。
ここで押さえたいのは、「証憑（しょうひょう）」としての強さの違いです。領収書は支払いの事実を直接示すため、監査や税務調査で“支払った証拠”として理解されやすい傾向があります。

 

参考）請求書と領収書の違いは？請求書は領収書の代わりに使える？詳し…
​
ただし、請求書にも取引内容が具体的に書かれていて、支払いが銀行振込で通帳・振込明細など他証憑とセットで説明できるなら、実務上の説明力は十分に高まります（請求書単体で万能、という意味ではありません）。

 

経理でトラブルになりやすいのは、領収書の「但し書き」が曖昧なケースです。例えば「お品代として」だけだと、何を買ったかが後から説明しづらくなります。領収書は支払い証明であると同時に、取引内容の説明にも耐える形にしておくと、内部統制としても強くなります。

 

参考）請求書は領収書の代わりになる？請求書と領収書の違いも徹底解説…
​

請求書と領収書の違い：インボイス制度と適格請求書

インボイス制度（適格請求書等保存方式）では、仕入税額控除のために、要件を満たした「適格請求書（インボイス）」等の保存が重要になります。
そして実務的に大事なのは、書類の“名称”が「請求書」でも「領収書」でも、要件を満たせば適格請求書として認められ得る点です。
国税庁が示す適格請求書等の記載事項には、登録番号、取引年月日、取引内容、税率ごとの対価の額、税率ごとの消費税額等（または適用税率）などが含まれます。

 

参考）https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/zeimokubetsu/shohi/keigenzeiritsu/pdf/qa/01-09.pdf
​
つまり、領収書であっても、必要な記載事項が揃っていれば「インボイスとして機能」し得るため、経理側は“請求書があるから領収書は不要”と単純化するのではなく、「どちらがインボイス要件を満たしているか」「どちらを保存すべきか」を基準に整理するのが安全です。

 

参考）インボイス制度では「請求書」と「領収書」どちらか1枚あればO…
​
また、不特定多数への販売が多い業種では、領収書・レシートが適格簡易請求書として扱える整理もあります。要件面では、適格簡易請求書は適格請求書より一部の記載が簡略化できるため、現場運用の設計（POS、レジ、手書き領収書の様式）に影響します。

 

参考）https://www.freee.co.jp/kb/kb-invoice/invoice_receipt/
​
このあたりは「現場が出す紙」の設計問題でもあるので、経理だけでなく、営業・店舗・総務と一緒に運用統一すると、月末・決算期の差戻しが減ります。

 

参考：適格請求書の記載事項（国税庁の公式Q&A）
適格請求書等の記載事項（登録番号・税率区分など、チェック観点の根拠）

請求書と領収書の違い：収入印紙と5万円の判定

経理実務で意外に事故が多いのが、領収書の収入印紙です。一般に、領収書は（条件により）収入印紙が必要になり得ますが、請求書は原則として不要と整理されることが多い点が、両者の分かりやすい差になります。
よくある基準として「5万円以上で印紙が必要」と覚えられていますが、実務では“何を基準に5万円を判定するか”がポイントです。消費税額等が区分記載されていて税抜金額が明らかな場合、5万円判定は税抜で行えるため、税込5万円以上でも税抜5万円未満なら印紙不要となり得ます。

 

参考）領収書に収入印紙を貼るのはいくらから？印紙税の金額や貼り方も…
​
逆に、手書き領収書などで税額の区分がなく、受領金額だけが「50,000円」と書かれていると、税込で判断されやすく、印紙要否の判断が厳しくなり得ます。

 

参考）印紙の貼り付けが必要になる５万円以上って税抜き？税込み？
​
ここは現場が改善しやすいポイントです。領収書のフォーマット（紙でも電子でも）を見直して、消費税額や税率の情報が明確になるようにしておくと、印紙の無駄・貼り忘れリスクの両方を減らせます。

 

参考）収入印紙の金額はいくら？領収書・契約書に貼る金額一覧や購入で…
​
なお、印紙税の扱いは「紙で作成した課税文書」が前提になりやすい論点でもあるため、電子発行・電子保存の運用と併せて、社内ルールと証憑設計をセットで考えるのが現実的です。
​
参考：印紙の「税抜判定」の考え方（国税庁例に触れた実務解説）
領収書の収入印紙（5万円判定が税抜になるケースの具体例）

請求書と領収書の違い：独自視点の保存期間と電子帳簿保存法

検索上位の解説は「違い（目的・タイミング）」で終わりがちですが、経理従事者にとって本当に効くのは、保存の設計まで落とし込むことです。特に電子化が進むと、「紙の領収書をスキャンした」「メール添付PDFで請求書を受け取った」「システムからダウンロードした」など、入口がバラバラになり、保管と検索の運用差がミスの温床になります。
電子帳簿保存法の文脈では、電子取引データで授受した請求書（控え含む）は電子データのまま保存が必要で、保存には「真実性の確保」と「可視性の確保」が求められる、という整理がよく説明されています。

 

参考）メールで受け取った請求情報・請求書の保存方法は？電子帳簿保存…
​
可視性の確保の実務ポイントは、“後から探せること”です。取引年月日・取引先・取引金額などで検索できる形で整備し、監査・税務調査・社内の問い合わせに耐える状態にしておくと、請求書と領収書の二重管理を減らしても説明力を落とさずに済みます。

 

参考）電子帳簿保存法に沿ってメールで受け取った請求書を保存する方法…
​
ここでの独自視点は、「請求書か領収書か」で保存方針を決めないことです。実務では、次の優先順位でルール化すると運用が安定します。

 

• ✅ インボイス要件を満たすか（仕入税額控除の要）

  参考）No.6625 適格請求書等の記載事項｜国税庁
  ​

• ✅ 支払い事実まで証明できるか（領収書、カード明細、振込記録などの組合せ）​
• ✅ 電子帳簿保存法の要件（電子のまま保存、真実性・可視性）に沿うか

  参考）電子帳簿保存法における請求書発行側の義務は？保存要件や注意点…
  ​

さらに、意外と見落とされるのが「社内での差戻しコスト」です。例えば、月末に“領収書がないから否認”という運用をしていると、実際は請求書＋振込記録で説明できる取引でも現場が二重に動くことになり、経理の締めが遅れます。

 

参考）請求書と領収書の違いは？請求書は領収書の代わりとして使える？…
​
逆に、“請求書があるから領収書不要”と雑に運用すると、現金取引や店頭取引で支払い事実の証明が弱くなり、監査で追加資料を求められるリスクが上がります。
​
経理として現実的な落としどころは、「原本主義」ではなく「説明可能性主義」です。つまり、請求書と領収書を機械的に片方だけ集めるのではなく、取引の性質（現金・振込・カード・店頭）に応じて、証明力が最大になる組み合わせを、最小の工数で保存する設計に寄せることが、長期的に強い運用になります。
​
参考：電子取引の保存要件（真実性・可視性）の整理
電子取引の請求書を保存する要件（真実性・可視性、検索性の考え方）

 

 

コクヨ 請求書 ノーカーボン A5 タテ 15行 50組 ウ-312