電子帳簿保存法とは 対応ステップと保存区分の要件

電子帳簿保存法とは 保存区分と対応方法

電子帳簿保存法は、国税関係の帳簿や書類を電子データで保存するためのルールを定めた法律です。1998年に施行され、数回の改正を経て現在に至ります。本来、税務関係書類は紙での保存が原則でしたが、この法律によって電子データでの保存が特例として認められるようになりました。

 

特に重要なのは、2022年1月の改正により電子取引で取り扱った電子データを紙に出力しての保存ができなくなったことです。2023年12月末までは猶予期間が設けられていましたが、2024年1月からは電子取引のデータ保存が一部の猶予措置該当者を除き完全義務化されています。

 

電子帳簿保存法の3つの保存区分とは

電子帳簿保存法では、電子データを保存する方法が3つの区分に分けられています。それぞれの区分について詳しく見ていきましょう。

 

1. 電子帳簿等保存（区分1）
   • 電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存する方法
   • 会計ソフトで作成した仕訳帳、総勘定元帳、貸借対照表、損益計算書など
   • 自社が電子的に作成した請求書等の控え（電子取引に該当しないもの）
   • 保存方法は任意（電子でも紙でも可）
2. スキャナ保存（区分2）
   • 紙で受領・作成した書類を画像データで保存する方法
   • 取引先から紙で受け取った請求書、領収書など
   • 自社が紙で作成した取引関係書類の控え
   • 保存方法は任意（電子でも紙でも可）
3. 電子取引データ保存（区分3）
   • 電子的に授受した取引情報をデータで保存する方法
   • メールで受け取った請求書、ダウンロードした領収書など
   • 2024年1月から原則として電子データでの保存が義務化
   • 受け取ったままの状態で保存する必要あり

この3つの区分のうち、特に注意が必要なのは「電子取引データ保存」です。これは義務化されており、対応していないと税務調査の際に指摘を受ける可能性があります。

 

電子帳簿保存法の対応が必要かどうかの判断方法

自社が電子帳簿保存法のどの区分に対応する必要があるのか、フローチャートで考えてみましょう。

 

電子帳簿等保存（区分1）の場合：

• 会計ソフトなどで電子的に帳簿や書類を作成している
• それらを電子データのまま保存したい

  → 対応が必要（ただし紙で保存する場合は不要）

スキャナ保存（区分2）の場合：

• 紙の書類をスキャンして電子保存したい

  → 対応が必要（ただし紙のまま保存する場合は不要）

電子取引データ保存（区分3）の場合：

• 取引先とメールやクラウドサービスで電子データをやり取りしている

  → 対応が必須（2024年1月から完全義務化）

ほとんどの事業者は何らかの形で電子取引を行っているため、区分3の「電子取引データ保存」への対応は必須と考えて良いでしょう。例えば、以下のようなケースが電子取引に該当します。

 

• 取引先からメールで請求書PDFを受け取った
• ECサイトで購入し、領収書をダウンロードした
• クラウドサービス経由で見積書を受け取った
• 従業員がスマホアプリで経費精算データを提出した

電子帳簿保存法の電子取引データ保存の具体的な要件

電子取引データ保存（区分3）は、2024年1月から完全義務化されたため、特に重要です。電子取引データを保存する際の主な要件は以下の通りです。

 

1. 真実性の確保（改ざん防止）
以下のいずれかの方法で対応する必要があります。

 

• タイムスタンプが付された後の授受
• 訂正・削除の履歴が残るシステムでの保存
• 訂正・削除ができないシステムでの保存
• 訂正・削除の防止に関する事務処理規程の備付け

2. 可視性の確保（検索機能）
以下の要件を満たす必要があります。

 

• 取引年月日、取引金額、取引先で検索できること
• 日付または金額の範囲指定による検索ができること
• ファイル名やフォルダ構成で検索要件を満たす場合は、システムによる検索機能は不要

3. 保存期間

• 法人税法上：7年間
• 消費税法上：7年間（簡易課税制度適用事業者は2年間）
• 所得税法上：7年間（青色申告者）、5年間（白色申告者）

電子取引データは受け取ったままの状態で保存する必要があります。例えば、メールで受け取った請求書PDFを印刷して保存するだけでは要件を満たしません。元のPDFデータを保存する必要があります。

 

電子帳簿保存法に準じたファイル名のルールと保存方法

電子取引データを保存する際、ファイル名の付け方にもルールがあります。特に検索要件を満たすためには、ファイル名に必要な情報を含める必要があります。

 

ファイル名に含めるべき情報：

• 取引年月日（請求書発行日や領収書の日付）
• 取引金額
• 取引先名

ファイル名の例：

• 20240416_10800円_〇〇株式会社_請求書.pdf
• 20240401_5500円_△△商事_領収書.pdf

ファイル名の付け方については、社内で統一したルールを決めておくことが重要です。例えば、日付の形式（YYYYMMDD）や金額の表記方法（税込・税抜の区別）などを明確にしておきましょう。

 

また、フォルダ構成についても工夫が必要です。電子帳簿保存法ではフォルダ構成に明確なルールはありませんが、効率的に検索できるよう整理することが重要です。

 

フォルダ構成の例：

• 年度別 → 取引先別 → 書類種類別
• 書類種類別 → 年度別 → 取引先別
• 取引先別 → 年度別 → 書類種類別

電子帳簿保存法対応のための実務上のポイント

電子帳簿保存法に対応するための実務上のポイントをいくつか紹介します。

 

1. 社内ルールの整備

• 電子取引データの保存方法に関する事務処理規程を作成する
• ファイル名の付け方やフォルダ構成のルールを明確にする
• 担当者の役割分担を決める

2. システム環境の整備

• 電子帳簿保存法に対応したクラウドサービスの導入を検討する
• 既存のシステムで対応できるか確認する
• バックアップ体制を整える

3. 従業員教育

• 電子取引データの保存の重要性を周知する
• 具体的な操作方法を研修する
• 定期的なチェック体制を構築する

4. 電子メールの保存方法
電子メールで請求書などを受け取った場合は、以下のいずれかの方法で保存します。

 

• 電子メール本文に取引情報がある場合：メール自体を保存
• 添付ファイルに取引情報がある場合：添付ファイルを保存
• どちらの場合も検索要件を満たすようファイル名を付ける

5. クラウドサービスの活用
電子帳簿保存法に対応したクラウドサービスを利用すると、以下のメリットがあります。

 

• 自動的に検索要件を満たす形でデータを保存できる
• タイムスタンプの付与など真実性確保の要件を自動的に満たせる
• データのバックアップが容易

電子帳簿保存法の優良電子帳簿等保存制度のメリット

電子帳簿等保存（区分1）には、「優良電子帳簿」という制度があります。これは、より高度な要件を満たした電子帳簿について、税務上の特典が得られる制度です。

 

優良電子帳簿の要件：

• 記録事項の訂正・削除を行った場合、その事実と内容を確認できるシステムを使用すること
• 通常の業務処理期間を経過した後に入力を行った場合、その事実を確認できるシステムを使用すること
• 電子化した帳簿の記録事項と関連する他の帳簿の記録事項との間で、相互にその関連性を確認できること

優良電子帳簿のメリット：

• 過少申告加算税が5%軽減される（通常10%→5%）
• 重加算税についても5%軽減される（通常35%→30%）

これは税務調査で指摘を受けた際のペナルティが軽減されるため、大きなメリットと言えます。会計ソフトの中には、優良電子帳簿の要件を満たすものもあるので、導入を検討する価値があるでしょう。

 

電子帳簿保存法の対応は一見煩雑に思えますが、適切に対応することで業務効率化やペーパーレス化といったメリットも得られます。特に電子取引データ保存は義務化されているため、早急に対応を進めることをおすすめします。

 

電子帳簿保存法の改正と今後の動向

電子帳簿保存法は1998年の施行以来、数回の改正を経ています。特に近年の改正内容と今後の動向について理解しておくことも重要です。

 

主な改正内容：
2022年1月改正

• 電子取引データの電子保存義務化（2023年末まで猶予）
• スキャナ保存の要件緩和（タイムスタンプ要件の緩和など）
• 電子帳簿等保存の承認制度の廃止

2024年1月から

• 電子取引データの電子保存が完全義務化
• 一部の事業者には引き続き猶予措置あり

今後の動向：

• デジタル化の推進に伴い、さらなる要件緩和の可能性
• インボイス制度との連携強化
• クラウド会計ソフトとの連携機能の拡充

電子帳簿保存法は、政府のデジタル化推進政策の一環として今後も重要性が増していくと考えられます。特に中小企業においては、対応が遅れがちな傾向がありますが、早めに対策を講じることが重要です。

 

また、インボイス制度との関連も重要です。適格請求書（インボイス）の保存も電子帳簿保存法の要件に従って行う必要があります。両制度を踏まえた総合的な対応が求められています。

 

国税庁：電子帳簿保存法に関するQ&A
電子帳簿保存法は一見複雑に思えますが、適切に対応することで業務効率化やコスト削減につながります。特に電子取引データ保存は2024年1月から完全義務化されているため、まだ対応していない企業は早急に対策を講じる必要があります。

 

クラウド会計ソフトなどのツールを活用すれば、比較的容易に要件を満たすことができます。自社の状況に合わせた最適な対応方法を検討し、デジタル時代の税務対応を進めていきましょう。